Serwis dzienny czy sprzątanie wieczorne. Co naprawdę wybierasz, zamawiając usługę?

To pytanie pada niemal w każdej rozmowie o obsłudze porządkowej biura, ale kryje się w nim pewne uproszczenie. Serwis dzienny i sprzątanie wieczorne nie są dwoma zamiennymi modelami, między którymi trzeba wybrać jeden. To dwie usługi, które się uzupełniają: podstawą zawsze pozostaje sprzątanie poza godzinami pracy biura, a serwis dzienny jest usługą dodatkową ? dla klientów, którzy chcą utrzymać czystość i porządek także w trakcie dnia pracy.

To nie jest wybór ?albo?albo?

Sprzątanie podstawowe ? odkurzanie, mycie podłóg, czyszczenie biurek i powierzchni, gruntowna obsługa toalet i kuchni ? odbywa się poza godzinami pracy biura, najczęściej wieczorem lub wcześnie rano. Tak jest w każdej firmie, niezależnie od tego, czy korzysta z serwisu dziennego, czy nie.

Serwis dzienny nie zastępuje tych prac i nie przejmuje ich zakresu. Jest warstwą dołożoną na wierzch: obecnością w biurze w ciągu dnia, która pilnuje, żeby stan wypracowany wieczorem nie rozjechał się do popołudnia. Realne pytanie brzmi więc nie ?który model wybrać?, tylko ?czy do standardowej usługi dołożyć serwis dzienny?.

Sprzątanie po godzinach pracy ? podstawa obsługi biura

Sprzątanie wieczorne to fundament całej usługi. Ekipa pracuje w pustym biurze, więc może wykonać pełny zakres prac spokojnie i dokładnie: odkurzyć wszystkie powierzchnie, umyć podłogi, zdezynfekować toalety, doprowadzić kuchnię do porządku, opróżnić kosze, zadbać o powierzchnie wspólne i szklane przegrody.

Praca poza godzinami pracy oznacza też zero kolizji z zespołem ? nikt nie musi omijać wózka serwisowego ani przerywać rozmowy, gdy obok pracuje odkurzacz. To rozwiązanie jest logistycznie prostsze i tańsze niż utrzymywanie stałej obecności w biurze, dlatego stanowi standard obsługi i w wielu firmach w zupełności wystarcza.

Serwis dzienny ? usługa dodatkowa, nie zamiennik

Serwis dzienny to obecność jednej lub kilku osób w biurze w godzinach jego funkcjonowania. Wymiar tej usługi ? liczba godzin i liczba osób ? zależy od wielkości biura oraz uzgodnionego zakresu prac. W mniejszym biurze mogą to być dwie?trzy godziny dziennie, w dużej przestrzeni z rozbudowaną częścią kuchenną i licznymi salami spotkań ? pełny etat lub kilka osób na zmianach.

To usługa zamawiana wtedy, gdy klientowi zależy na tym, by biuro wyglądało tak samo dobrze o piętnastej jak o ósmej rano, a bieżące potrzeby ? naczynia w zlewie, pusty dozownik, sala po spotkaniu ? były obsługiwane od ręki, a nie dopiero wieczorem.

Co wchodzi w zakres serwisu dziennego, a co nie?

Zakres serwisu dziennego jest z założenia węższy niż sprzątania podstawowego i koncentruje się na strefach najintensywniej użytkowanych w ciągu dnia. Zazwyczaj obejmuje:

? utrzymanie porządku w kuchniach ? zbieranie i mycie naczyń, czyszczenie blatów, zlewów i ekspresów, uzupełnianie zaopatrzenia;

? bieżącą obsługę toalet ? kontrola stanu w ciągu dnia i uzupełnianie środków higienicznych w dozownikach: mydła, ręczników papierowych, papieru toaletowego;

? obsługę spotkań i konferencji ? przygotowanie sali przed spotkaniem i uporządkowanie jej po zakończeniu, przygotowanie napojów;

? zadania okołorecepcyjne i gościnne ? parzenie i podawanie kawy, roznoszenie owoców, dbanie o strefę wejściową.

Czego w serwisie dziennym nie ma? Sprzątania podstawowego. W godzinach pracy biura nie odkurza się przestrzeni, nie myje podłóg ani nie czyści biurek ? te prace pozostają przy serwisie wieczornym. Wyjątkiem są sytuacje interwencyjne: rozlana kawa, rozsypany cukier, zabrudzenie w ciągu komunikacyjnym czy awaria w toalecie. Wtedy osoba obecna w biurze reaguje natychmiast i usuwa problem na miejscu ? i to jest właśnie jedna z głównych wartości tej usługi.

Ile godzin i ile osób? To zależy od biura

Nie ma jednego standardowego wymiaru serwisu dziennego. Punktem wyjścia do wyceny są zawsze dwie rzeczy: metraż i układ biura (liczba kuchni, toalet, sal konferencyjnych, liczba pracowników) oraz zakres prac, którego oczekuje klient. Inaczej wygląda serwis, który ma tylko pilnować kuchni i toalet, a inaczej taki, który dodatkowo obsługuje kilkanaście spotkań dziennie i strefę gościnną.

Dlatego przy zamawianiu usługi warto od razu ustalić trzy rzeczy: konkretną listę czynności, godziny obecności serwisu oraz osobę kontaktową po stronie klienta, która na bieżąco zgłasza dodatkowe potrzeby. Precyzyjnie opisany zakres jest w tym wypadku ważniejszy niż sama liczba godzin.

Kiedy warto dołożyć serwis dzienny?

Serwis dzienny najbardziej opłaca się tam, gdzie biuro żyje intensywnie przez cały dzień. Duża, wspólnie użytkowana kuchnia, w której naczynia potrafią zapełnić zlew do południa, wysoka rotacja osób w toaletach, kilkanaście spotkań dziennie w salach konferencyjnych, biuro przyjmujące klientów lub recepcja, gdzie porządek jest elementem wizerunku ? to typowe sytuacje, w których sama obsługa wieczorna nie nadąża za tempem dnia.

Ta usługa dobrze sprawdza się też w firmach, które oferują pracownikom benefity wymagające codziennej obsługi: świeże owoce, kawę z ekspresu, przekąski. Ktoś musi je uzupełniać, podawać i dbać o strefę, w której są dostępne.

Mniejsze zespoły, biura administracyjne czy firmy pracujące w trybie hybrydowym zwykle nie potrzebują dodatkowej obecności w ciągu dnia ? jedna dokładna sesja sprzątania po godzinach w zupełności wystarcza i jest rozwiązaniem tańszym.

Podsumowanie

Wybór nie polega na tym, czy sprzątać wieczorem, czy w ciągu dnia ? sprzątanie podstawowe zawsze odbywa się poza godzinami pracy biura. Decyzja dotyczy tego, czy do tej podstawy dołożyć serwis dzienny i w jakim wymiarze.

Jeśli biuro jest duże, intensywnie użytkowane albo przyjmuje klientów, dodatkowa obecność w ciągu dnia realnie podnosi komfort pracy i wizerunek firmy. Jeśli ruch jest umiarkowany, standardowa obsługa wieczorna w zupełności wystarczy. Najlepiej omówić oba warianty z dostawcą usługi i wspólnie dobrać zakres do charakteru biura, korzystając ze wsparcia doświadczonego serwisu sprzątającego.